Relocalisation de 750 employés de Place Bonaventure à la Tour Manuvie

Client : EY (Ernst & Young)

Localisation : Montréal, Canada

Portée du projet : Relocalisation de 750 employés de Place Bonaventure à la Tour Manuvie

Aperçu : En réponse aux besoins évolutifs de l'organisation et au désir de créer un environnement de travail plus dynamique, EY a entrepris un projet de relocalisation majeur impliquant la transition de 750 employés vers un nouvel espace de bureau. Cette initiative a nécessité une planification minutieuse, un engagement des employés et des stratégies de gestion du changement pour assurer une transition sans heurts.

Objectifs :

• Faciliter une relocalisation réussie pour 750 employés.

• Impliquer les employés dans la conception et la fonctionnalité du nouvel espace de travail.

• Mettre en œuvre un nouveau système de réservation pour des aménagements de travail flexibles.

• S'assurer que les employés sont équipés pour utiliser efficacement le nouvel espace.

Processus :

1. Évaluation des besoins :

   • Réalisation de sondages complets pour recueillir des retours sur les besoins et préférences des employés concernant le nouvel espace de travail. Ces données ont été essentielles pour informer les décisions de conception.

2. Ateliers d'engagement :

   • Animation d'une série de réunions avec des maquettes virtuelles des nouveaux étages de bureau. Les employés ont été encouragés à fournir des retours en temps réel, ce qui a permis d'apporter des ajustements itératifs en collaboration avec le cabinet d'architecture.

3. Espace de maquette physique :

   • Mise en place d'une maquette physique sur l'un des étages pour donner aux employés une expérience tangible de la nouvelle disposition des bureaux. Cet espace a servi d'environnement pratique pour explorer la nouvelle conception et ses fonctionnalités.

4. Sessions sur l'ergonomie :

   • Partenariat avec un ergonomiste pour réaliser des sessions axées sur la manière d'utiliser correctement le nouveau mobilier de bureau et d'ajuster les chaises pour un confort optimal. Cette initiative a été essentielle pour promouvoir le bien-être et la productivité des employés.

5. Formation au système de réservation :

   • Élaboration de supports de formation et de sessions pour familiariser les employés avec le nouveau système de réservation pour les bureaux partagés. Cela comprenait une démonstration guidée de la façon de réserver des bureaux et des salles de réunion.

6. Jour du déménagement :

   • Organisation d'une stratégie d'accueil complète pour les employés le jour du déménagement, garantissant que toutes les ressources et le soutien étaient disponibles. Cela incluait une assistance sur place pour toute préoccupation ou question immédiate.

Résultats :

• Relocalisation réussie : La transition a été réalisée sans heurts dans les délais prévus, avec un minimum de perturbations pour les opérations commerciales.

• Fort engagement des employés : L'implication des employés dans le processus de conception a favorisé un sentiment d'appartenance et de satisfaction vis-à-vis du nouvel espace de travail.

• Productivité accrue : Les sondages post-relocalisation ont indiqué une amélioration du moral et des niveaux de productivité des employés, attribuée à un espace de travail bien conçu et fonctionnel.

• Utilisation efficace des nouveaux systèmes : Les employés ont rapporté un haut niveau de confort avec le nouveau système de réservation, facilitant ainsi l'ajustement au modèle de bureaux partagés.

Conclusion : La relocalisation réussie de 750 employés chez EY Montréal illustre l'importance d'une planification approfondie, d'un engagement des employés et d'une gestion efficace du changement pour créer une expérience positive au travail. Ce projet a non seulement atteint ses objectifs logistiques, mais a également jeté les bases d'un environnement de travail dynamique et collaboratif qui soutient les besoins futurs de l'organisation.