Relocalisation d’un service de 150 employés

Client : Ville de Montréal

Localisation : Montréal, Canada

Portée du projet : Relocalisation d’un service de 150 employés

Aperçu : Face à des risques pour la santé des employés, la Ville de Montréal a demandé la relocalisation d’un service entier, impliquant 150 employés, vers un autre bâtiment. Ce projet urgent devait respecter un budget limité, typique du secteur public. Grâce à ma connaissance des équipes, j’ai pu identifier les irritants dans l’espace de travail actuel et cibler les communications pour obtenir l’adhésion des employés à ce changement.

Objectifs :

• Relocaliser rapidement un service de 150 employés tout en assurant la continuité des services offerts aux citoyens.

• Recueillir les besoins des employés et les intégrer dans le processus de relocalisation.

• Élaborer un plan de communication efficace pour maintenir les employés informés et engagés.

Processus :

1. Évaluation des besoins :

   • Création d’un formulaire d’évaluation, rempli avec cinq employés clés de chaque sous-division. Cela m’a permis d’identifier les besoins spécifiques et d’éventuels angles morts. Les résultats ont été présentés à chaque manager pour obtenir leur retour et valider la représentation de leurs divisions.

2. Présentation des besoins :

   • Résumé des besoins de chaque division dans une présentation destinée au directeur du service, afin d’obtenir son approbation et son soutien pour la relocalisation.

3. Alignement budgétaire :

   • Rencontres avec le service en charge de l’allocation budgétaire pour présenter la situation et s’assurer que l’espace de bureau proposé répondait aux besoins du service.

4. Plan de communication :

   • Élaboration d’un plan de communication destiné au directeur du service, avec un canal ouvert pour que les employés puissent me contacter pour toute question spécifique.

5. Préparation de la relocalisation :

   • Coordination des tâches au sein de l’équipe administrative, notamment la préparation des cartons, le déchiquetage de documents, et autres préparatifs logistiques jusqu'à la semaine du déménagement.

   
   

Résultats :

• Relocalisation réussie : La relocalisation a été achevée dans les délais impartis, avec une interruption minimale des services fournis aux citoyens.

• Continuité des services : Les employés ont pu maintenir le même niveau de service tout au long de la relocalisation, assurant ainsi la satisfaction des citoyens.

• Engagement des employés : Les communications ciblées et la possibilité de poser des questions ont favorisé l’adhésion des employés au processus de changement.

Conclusion : La relocalisation réussie de 150 employés au sein de la Ville de Montréal démontre l’importance d’une approche proactive dans la gestion du changement. Grâce à une évaluation minutieuse des besoins des employés, à un alignement budgétaire efficace et à une communication claire, le projet a été mené à bien sans perturber le service public. Ce cas souligne également l'importance de la planification et de l'engagement des employés dans les projets de relocalisation, en particulier dans le secteur public.